כל מה שצריך לדעת על בחירת ספק שירותי מחשוב לעסקים שמתאים לעסק שלך

אז איך תבחרו ממאות חברות שירותי ה- IT בשוק? כל אחד מהם יטען שהוא הצוות הטוב ביותר, המקיף והמגיב ביותר שתוכלו למצוא. חלקם עשויים לנסות לפחד ממך בז'רגון טכני ובדיבור בתעשייה. אחרים עשויים לנסות לזכות בעסק שלך על סמך מחיר. הבנה ברורה של הצרכים העסקיים שלך וסוגי השירותים שאתה רוצה הם הצעד הראשון.

מאמר זה ילווה אותך בשאלות לשאול את עצמך ואת הצוות שלך, כמו גם גורמים שיש לקחת בחשבון לגבי ספקי שירותי ה- IT הפוטנציאליים שלך כדי לעזור לך למצוא את ההתאמה המתאימה למותג שלך.

חלק 1. מה לשאול את עצמך ואת הצוות שלך

הבנת הצרכים שלך ואיך אתה רוצה להתקרב לטכנולוגיה הוא הצעד הראשון בבחירת ספק שירותי IT. אל תתחיל בכך שתיתן לספקים פוטנציאליים לומר לך מה אתה צריך. כשאתה מגיע לשולחן עם תחושה לאן אתה נמצא ולאן אתה רוצה להגיע, יש לך הזדמנות טובה יותר לבנות יחסי שירות חזקים ולהבטיח שתקבל את ההתאמה הנכונה, ולא עבודת מכירות מצוינת.

1. איפה החברה שלך נמצאת עכשיו?

לפני שאתה בכלל שוקל לחפש ספק שירותי IT, קח חשבון על הצרכים הטכנולוגיים והעסקיים הנוכחיים שלך. אנו יודעים … האמרה נכונה: אינך יודע מה אינך יודע. עם זאת, זה עשוי להרגיש מרתיע לשרטט את הצרכים שלך אם אינך מודע טכנית או יודע במה עמיתייך לתעשייה משתמשים. אל דאגה, פשוט התחל ברשימת הבדיקה הזו כדי להניע הערכת צרכים יסודית. כשתענה על שאלות אלה, סביר להניח שתגלה צרכים שלא הבנת אפילו שקיימים.

רשימת בדיקות הצורך:

• מתי בפעם האחרונה רכשת ציוד IT?
• האם יש ציוד מעל גיל שש שנים?
• עשה סקר מהצוות שלך על מה עובד ולא עובד.
• צור מלאי של השימוש שלך (כלומר, מחשבים ניידים, מדפסות, מכונות פקס, אינטרנט, טלפונים, כלי מסחר אלקטרוני וכו ') והקצה אחוז לכל אחד על בסיס השימוש בחברה.
• האם לעסק שלך יש כל צורך משפטי, תאימות או אחריות כדי להגן על נתוני הלקוחות שלך?
• האם ראית מגמות טכנולוגיות שתרצה לחקור?
• היכן חברי הצוות שלך עובדים או מתקשרים עם לקוחות (בתפקיד, מחוץ לתפקיד, נוסעים וכו ')?
• עד כמה המערכת שלך מאובטחת ואילו כלי אבטחת סייבר אתה מודע להם?

2. איפה אתה רוצה להיות בעוד חמש שנים?

לאחר מכן, שקול אילו אלמנטים בעסק שלך השתנו לאחרונה. בדוק את מגמות הגיוס האחרונות שלך ואת צמיחת ההכנסות בחצי שנה עד שנתיים האחרונות. למרות ש"מזג האוויר של אתמול "לא יכול לחזות בצורה מושלמת מה יביא המחר, זה יעזור לך להבין כמה מהר הארגון שלך עשוי לגדול ואת סוג האתגרים החדשים שהטכנולוגיה שלך תזדקק לו כדי לעזור לך להתגבר.

כשאתה גדל, תזדקק לפתרונות ניתנים להרחבה שמוכנים לכל מקום שהעסק שלך לוקח אותך. לדוגמא, למרות שאולי אין לך מאגר גדול של עובדים מרוחקים כיום, כאשר אתה חושב על דרכי הקריירה שלהם, על הצרכים המשפחתיים או על העניין הגובר בזמן הגמיש כיתרון ארגוני, האם אתה יכול לראות את זה הופך לחלק גדול יותר מהמודל העסקי שלך. ? אם כן, סביר להניח שיהיו לך צרכים טכנולוגיים אחרים מאשר ארגון הנשען על היותו בתפקיד לגישה לציוד מיוחד או לתשתית.

מעבר לשאלות הפרגמטיות, שקול את יעדי השאיפה שלך. התבונן בחברות במערך התחרותי שלך או במודלים עסקיים אחרים שאתה מכבד ורשום אילו היבטים בנוכחות הדיגיטלית שלהם או בתשתית הטכנולוגית שאתה אוהב. שיתוף מידע מסוג זה עם ספק שירותי IT פוטנציאלי יעזור להם להבין את האיזון בין הצרכים והרצונות שלכם.

3. מה אתה צריך שהטכנולוגיה שלך תעשה בשביל העסק שלך?

ציין את הפונקציות העיקריות בהן מתמודדת הטכנולוגיה שלך. חשוב שספק שירותי ה- IT שלך יהיה בעל ידע טכני עמוק על אופן הפעולה של תהליכים אלה, לכן הקפד להפנות את המומחיות שלהם לצרכים שלך.

כמה משימות טכנולוגיות נפוצות כוללות פונקציות ברורות, כמו דואר אלקטרוני, פקס, טלפונים, WiFi, אחסון קבצים וסנכרון, כמו גם שיתוף פעולה דיגיטלי. יתכן שיש לך גם צרכים ספציפיים או מבוססי יוזמה, כגון תוכנת הנהלת חשבונות, כלי גיוס תרומות, תוכניות ניהול קשרי לקוחות, יכולות תשלום מקוונות ועוד. למרות שספק שירותי ה- IT שלך לא בהכרח ינהל כל כלי טכני שבו אתה משתמש, הוא ישתמש במידע זה כדי להבין את רמת האבטחה ותשתית ה- IT המתאימים ביותר עבורך, אז הקדש זמן לחפור לעומק כיצד אתה משתמש בטכנולוגיה.

4. איזה סוג השקעה תוכלו לבצע בטווח הארוך והקצר?

זה בסדר לבדוק את תג המחיר. ראשית, שקול כמה אתה מוכן או מסוגל להוציא על ציוד ותוכנה. זה יקבע את בסיס הבסיס לאסטרטגיית ההשקעה שלך ב- IT. שקול גם כיצד אתה רואה נתון זה מתפתח בחמש השנים הבאות. חשוב להבין שאתה לא צריך לעשות כל עדכון או לבצע כל השקעה מראש, וספק שירותי IT טוב יעזור לך לתעדף ולנתח את מה שאתה צריך לעשות מתי (במסגרת התקציב שלך).

לאחר מכן שקול את סוג מבנה השכר הרצוי אצל הספק שלך. אם השותף הטכנולוגי שלך נמצא קרוב למשרד שלך או מציע תמיכה חזקה מרחוק, הדבר עשוי להקל על הוצאות נסיעה ועלויות נלוות. שקול גם אם תעריף אחיד, מבנה תמחור a la cart או עמלת שומר הם הגיוניים ביותר למודל העסקי שלך. היותכם פתוחים וכנים בנוגע למצבכם הכלכלי יעזרו לכם ולספק ה- IT העתידי שלכם למצוא את החבילה והשירותים המתאימים לעסק שלכם לפני שתתחייבו.

5. איזה סוג של אישיות ספק הצוות שלך זקוק לו?

הערך גם עד כמה הצוות שלך מרגיש בנוח עם הטכנולוגיה. קבוצה של צעירים, יזמים ומפתחי אפליקציות שאפתנים מגיעה לשולחן עם צרכי תמיכה ברמה שונה מזו של הצוות המסורתי שאינו טכני. אמנם אין תמהיל עובדים נכון או לא נכון, הידיעה כמה תמיכה הצוות שלך זקוק או כמה עמוק השאלות שלהם עשויות לעזור לך לקבוע אם אתה זקוק לגנרל או מומחה IT.

הקדיש זמן לשיחה עם הצוות שלך על נקודות הכאב שלהם. כמו בכל פרויקט ניהול שינויים, עדכון הטכנולוגיה יכול להרגיש מפריע או מדאיג את הצוות שלך, לכן כלול את העובדים שלך מוקדם ככל האפשר כדי להבין את סוג הספק שהם ירגישו הכי בנוח איתו. רוב הסיכויים הם שהעובדים שלך עשויים לעבוד עם ספק שירותי ה- IT שלך יותר ממה שאתה עושה לצרכים היומיומיים, לכן חשוב שיהיה קשר חזק בין שתי הקבוצות הללו.

חלק ב '- מה לשאול ספקי שירותי IT פוטנציאליים 

שירותי מחשוב לעסקים – דע מה שאתה צריך ואל תפחד להגיד את זה. לשאול את שותפיך הטכנולוגיים הפוטנציאליים לשאלות קשות כדי לקבוע אם הם יכולים לטפל בבקשותיך ואילו רעיונות יש להם כדי לשפר את הרעיונות והעסקים שלך, זה מקום נהדר להתחיל בו. התחל את השיחה על ידי כך שאתה מראה שאתה מושקע בטכנולוגיה שלך ומבין שזה פוטנציאל כדי שתוכל לקבל החלטה שאתה מרגיש בנוח איתה.

1. אילו סוגי שירותים הם מציעים?

בהתאם למקרה השימוש שלך, לא כל ספקי שירותי ה- IT עשויים להתאים. חלקם עשויים להתמחות באחסון ורשתות מבוססי ענן, בעוד שאחרים עשויים להתמקד במסחר אלקטרוני מאובטח או בגיבוי נתונים. זו הסיבה שכל כך חשוב לך להבין מהם הצרכים העסקיים העיקריים שלך. לדעת את סוגי השירותים המשלימים את העסק שלך, בוא תתחיל מיד לנתח את מספר השותפים הטכנולוגיים שתשקול.

הקדישו גם זמן להבין עד כמה עמוק הידע הטכני שלהם. אמנם אין שום דבר רע בהעסקת צוות תמיכה כללי ב- IT, אך זה מוסיף שכבה של שקט נפשי בידיעה שהם יכולים להתמודד עם בעיות מורכבות יותר אם הן מתעוררות או כשאתה מגדיל את העסק שלך.

2. עד כמה עמוק ההבנה שלהם לגבי שיטות עבודה מומלצות בתחום האבטחה?

שירותי מחשוב לעסקים – לא משנה לאילו שירותים אתה חושב שאתה זקוק, אבטחה תמיד צריכה להיות אחד מהם. למרות שזה לא הצד הזוהר ביותר בטכנולוגיה, המידע העסקי שלך, נתוני הלקוחות, דוחות הביצועים והעובדות והנתונים הרגישים שלך לעולם לא צריכים להיות בסיכון. שאל תמיד את ספק שירותי ה- IT הפוטנציאלי שלך מה לדעתם מהווה קו הגנה טוב ושאל כיצד יישמו פתרונות דומים לעסקים כמוך.

הידיעה שספק הטכנולוגיה שלך מעודכן לגבי שיטות העבודה המומלצות בתחום האבטחה ובעלת ניסיון מקיף בהתאמת פתרונות מוכווני אבטחה למגוון תעשיות וגדלים עסקיים היא בעלת חשיבות מכרעת בבחירת מישהו שיכול להגן ולתמוך בצרכי הטכנולוגיה שלך במשך שנים רבות.

3. מהי תקשורת טיפוסית, גישה במקום וזמן תגובה?

למרות שספקים מסוימים מפרסמים מענה או ערבות תקשורת, זה יותר מציאותי לדון כיצד עבדו עם חברות דומות בעבר. תלוי בצוות שלך ובפתרון הייחודי שלך, ייתכן שתצטרך דרגות שונות של תקשורת. כלל אצבע טוב הוא שיהיה עליך לפחות סקירה שנתית מקיפה אחת, ניטור מערכת תכוף, זמן תגובה מהיר במקום במקום ותמיכה מרחוק 24/7.

והכי חשוב, חשוב שתדע מהן הציפיות שלך ותשתף אותן עם נותן השירות שלך. אפילו יועץ ה- IT הטוב ביותר אינו קורא מחשבות וחלק מהלקוחות מעוניינים ביחסים מעשיים יותר מאחרים, אז הקפידו על מה שאתם והצוות שלכם זקוקים לכם כדי שתקשרו יחסים נהדרים מהיום הראשון.

זה רעיון טוב לשקול אם אתה רוצה תמיכה ב- IT המקומית לעסק שלך ומתי יש לך תוכניות התרחבות גלובליות בחמש השנים הקרובות. תלוי איך אתה מרגיש לגבי דברים אלה, ואיפה נמצא שירותי שירותי ה- IT שלך או אילו משרדים אחרים שיש להם יכולים להשפיע על הצלחת השירות שלך.

4. האם הם משתמשים במגוון מוצרים מכובדים?

שירותי מחשוב לעסקים -לאחר שהשותפים הטכנולוגיים הפוטנציאליים שלך מתחילים לשתף רעיונות מפורטים יותר אודות סוגי הפתרונות שאתה זקוק להם, ערוך מחקר לגבי המוצרים בהם הם משתמשים ואילו שותפויות יש להם. גם אם אינך מכיר את המוצרים עצמם, חיפוש מהיר באינטרנט יגלה לעיתים קרובות הרבה על המוניטין של הכלים הללו ועל יכולת הרחבה שלהם.

אל תפחד לשאול שאלות מדוע בחרו להתאים קו עם שותף מוצר מסוים או מדוע הם ממליצים על פתרון אחד על אחר לעסק שלך. תהליך חשיבה אסטרטגי זה יגלה עד כמה הם מבינים את הענף שלך או עד כמה הם מפרשים את הצרכים שלך בהצלחה.

כדי לעזור לך להגיע לרמת בהירות זו, נסה להשתמש ב"כלל חמש ". כאשר הספק שלך מציע הצעה, שאל (לפחות) חמש "מדוע." לדוגמא, תוכלו לשאול: מדוע מוצר זה? מדוע לא מוצר אחר? מדוע זה מתאים לחברה שלי? מדוע זה הפיתרון הטוב ביותר? מדוע אינך רואה שום סיכון הכרוך בכך? וכן הלאה.

5. בדוק את האישורים ואת ביקורות הלקוחות שלך

אחרונה, אך בהחלט לא פחות חשוב, אל תשכחו לחקור את אישורי ספק שירותי ה- IT ואת ביקורות הלקוחות. בקש המלצות או פרטי קשר ללקוחות דומים איתם תוכל לדבר. היכנס עמוק וחפש באינטרנט, בדוק באתר האינטרנט שלהם, חפש הצעות מחיר וביקורות של לקוחות. מכיוון שבחירת שותף טכנולוגי היא מערכת יחסים כה חשובה ונשמרת לעיתים קרובות, אף חברת IT שווה מלח היא לא תטיל ספק בצורך שלך באימות לגבי רמת השירות שהם מציעים.

וזה הכל. בקרוב תעבוד עם מנהל מידע וירטואלי ראשי ותקבל החלטות טכנולוגיות כמו מקצוען. למרות כל השאלות הקריטיות הללו, ההיבט החשוב ביותר הוא היכולת לסמוך ולתקשר עם בן / בת הזוג שלך, אז התחל שם והשאר ילך באופן טבעי.